Bei einem Audit intern werden von der Geschäftsführung Mitarbeiter unternehmensintern mit der Durchführung eines Audits qualifiziert sowie beauftragt. (Kann auch jemand externes machen, als objektiver Obman. Wir bieten das auch für Firmen an) Im Sinne einer Selbstprüfung soll ein entsprechendes Audit insbesondere das eigene Managementsystem oder Teile davon in Abteilungen und Filialen auf Wirksamkeit sowie Übereinstimmung mit geltenden Normen überprüfen. Das auch als „1st Party Audits“ bezeichnete Verfahren kann ebenso Lieferanten (Lieferantenaudits) zum Gegenstand haben. Der Begriff „1st Party Audits“ erklärt sich durch das hauptsächliche Wesensmerkmal: In diesem Audit ist nur eine Partei beteiligt, und zwar ausschließlich das eigene Unternehmen.
Ablauf Audit intern
Bei einem internen Audit sind in der Regel diese Schritte üblich:
- Vorbereitung: Programmplanung und Fixierung, Dokumentenprüfung, Vorbereitung der Prüfungsbereiche (Systeme, Unternehmens-Bereiche bzw. -Einheiten) und Daten früherer Audits
- Durchführung: Checklisten, Feststellungen zum erhobenen Datenmaterial, Sammlung der Nachweise
- Audit-Bericht: Die festgestellten Ergebnisse fließen in den Audit-Bericht, Präsentation und Abschlussgespräche
- Nachkontrolle: Abweichungen und fehlende Konformitäten und ihre Korrekturmaßnahmen werden nachkontrolliert
Vorteile und Ziele
Ein Audit intern kann diese Vorteile und Ziele erreichen:
- Unternehmensberatung in eigener Sache
- gute Chance, Verbesserungspotenziale (Doppelarbeit oder Verschwendung) aufzudecken
- Selbstprüfung der Konformität und Wirksamkeit des eigenen Managementsystem
- über entdeckte Best Practice kontinuierliche Verbesserungen erzielen
- es wird ein interner Wissenstransfer sichergestellt
Gut zu wissen:
Beim Audit intern kommt es besonders auf die intern gerichtete Kommunikation an. Sie sollte konstruktiv, zielgerichtet und sensibler unter Vermeidung sogenannter Killerphrasen sein. Denn der Auditor entstammt zumeist aus dem zu überprüfenden Unternehmen oder der Organisation. Zugleich muss er trotzdem eine möglichst neutrale und objektive Audit-Durchführung sicherstellen. Um Befangenheiten zu vermeiden, sollte der eigene Tätigkeitsbereich beim internen Audit ausgeklammert und von anderer Stelle geprüft werden. Aufgedeckte Verbesserungspotenziale sollten beim Audit-Bericht nicht unter den Tisch fallen, das, was gut und vorbildlich läuft aber auch im Sinne von Best-Practice präsentiert werden. So kann das Audit intern sich zu einer Art Unternehmensberatung in eigener Sache entwickeln. (Der interne Audit als Mitarbeiter aus dem Unternehmen braucht aber einen fachkundigen Nachweis über Eignung. Nicht jeder darf interner Auditor spielen, Geschäftsführung schon gar nicht)