Die Qualität im Herstellungs- und Leistungsprozess eines Unternehmens ist heutzutage von entscheidender Bedeutung. Eine gute Qualitätsmanagement(QM)-Strategie liefert dabei wichtige Grundlagen, um Vorteile bei Ausschreibungen und im unternehmerischen Wettbewerb zu erlangen. Die ISO 9001 Zertifizierung stellt hier ein weltweit anerkanntes Prüfsiegel für QM-Systeme dar und ist so der Schlüssel, um Unternehmen bei der Verbesserung dieser Prozesse zu unterstützen. Für eine erfolgreiche ISO 9001 Zertifizierung bedarf es im Ablauf des Audit mehrerer wichtiger Schritte, die man vorher kennen sollte. Dies kann einerseits helfen, Kosten einzusparen, und andererseits das ISO 9001 Audit beschleunigen.

ISO 9001 Audit – Vorbereitung und Planung

Die Vorbereitung und Planung zum Audit ist sehr wesentlich für den Zertifizierungs Erfolg.

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie sich mit den Anforderungen der ISO 9001 vertraut machen. Sie sollten wissen, was in der Norm gefordert wird und welche Dokumente Sie bereitstellen müssen. Außerdem ist es ratsam, falls schon vorhanden, einen Überblick über Ihr QM-System zu erstellen. Dies hilft Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren und die notwendigen Verbesserungen vorzunehmen.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Auswahl der richtigen Zertifizierungsgesellschaft. Achten Sie hierbei auf die Erfahrung der Gesellschaft und ob sie über die notwendigen Ressourcen verfügt. 

Sobald Sie sich für eine Zertifizierungsgesellschaft entschieden haben, stellt diese Ihnen einen Fragebogen zu Ihrem Unternehmen zur Verfügung. Dieser liefert dann detaillierte Informationen über Ihr Unternehmen und Ihr QM-System. Es ist wichtig, dass Sie den Fragebogen sorgfältig ausfüllen und alle relevanten Informationen angeben. Andernfalls kann es zu Verzögerungen oder Fehlern bei der Zertifizierung kommen. Danach erhalten Sie von der Zertifizierungsgesellschaft ein Angebot inklusive Kosten für die Erteilung des ISO 9001 Zertifikats. Sobald Sie das Angebot akzeptiert haben, schließen Sie mit der Zertifizierungsgesellschaft einen Vertrag ab. In diesem Vertrag wird festgelegt, welche Leistungen die Gesellschaft erbringt und welche Gebühren für die Zertifizierung anfallen.

Nachdem der Vertrag unterzeichnet ist, sucht die Zertifizierungsgesellschaft einen Auditor aus, der das ISO 9001 Audit durchführt. Der Auditor sollte unbefangen und ohne persönliche oder finanzielle Interessen agieren. Sie haben dabei ein Mitspracherecht und können den ausgewählten Auditor, wenn Sie eine Befangenheit vermuten, auch ablehnen.

In einem möglichen Voraudit, was nicht vorgeschrieben oder grundsätzlich von Nöten sowie nicht Bestandteil des eigentlichen Zertifizierungsaudits ist, kann ein aktueller Sachstand mit Blick auf die Normanforderungen unverbindlich von beiden Seiten „ausgelotet“ werden. Dies kann dem zu prüfenden Unternehmen eine erste Orientierung geben, um die Wegstrecke bis zum Ziel genauer kennenzulernen. So können auch mögliche zusätzliche Kosten besser eingeschätzt werden.

Zwei wichtige Schritte (Stufen) im Audit

Ein Zertifizierungsaudit nach ISO 9001 ist in zwei Stufen unterteilt: Die Dokumentenprüfung und das eigentliche Audit vor Ort. Die Dokumentenprüfung ist die erste Stufe des Audits und dient dazu, sicherzustellen, dass im Unternehmen alle erforderlichen QMS-Dokumente und -Aufzeichnungen vorhanden sind. Diese wird bei Ihnen vor Ort vorgenommen und findet direkt vor der Stufe 2 statt. Bei großen Gesellschaften kann bereits die Stufe 1 des Audits der ISO 9001 einen oder mehrere Tage in Anspruch nehmen.  Im Rahmen der Dokumentenprüfung wird auch geprüft, ob die betriebliche Organisation den Anforderungen der ISO 9001 entspricht. Dies beinhaltet die Prüfung des Erfüllungsgrades der ISO 9001 sowie die Identifizierung von Handlungsbedarf vor der Umsetzung des Zertifizierungsaudits (Stufe II). Letzteres ist der zweite und letzte Schritt des Audits. Das Audit findet vor Ort statt und umfasst die Prüfung aller relevanten QMS-Prozesse und -Aktivitäten.  Nach Abschluss des Audits erhält man einen Auditbericht, in dem alle festgestellten Abweichungen und Nichtkonformitäten detailliert beschrieben werden. Darüber hinaus enthält der Auditbericht auch Empfehlungen für die weitere Verbesserung des QMS. Anschließend, nach Freigabe des Zertifizierungsverfahrens, ist die ISO 9001 Zertifizierung für drei Jahre gültig.

Überwachungs- und Nachaudits

Ist im Stufe II-Zertifizierungsaudit noch “Nachbesserungsbedarf” zur Norm ISO 9001 in gravierendem Ausmaß festgestellt worden, ist in einem Nachaudit dessen Beseitigung zu überprüfen. Erst danach kann ein gültiges ISO 9001 Zertifikat erteilt werden. Spätestens 12 Monate nach dem letzten Audittag des Stufe II Zertifizierungsaudits wird das erste Überwachungsaudit durchgeführt. Das zweite Überwachungsaudit findet maximal 12 weitere Monate später statt. Auch dieses Audit dient der Überwachung der Einhaltung der ISO 9001-Standards sowie der Feststellung möglicher Abweichungen bzw. Nicht-Konformitäten.

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Als erfahrener ISO 9001 Zertifizierung Berater können wir Ihnen gerne auch bei Vorabfragen weiterhelfen. Kontaktieren Sie uns jetzt per E-Mail an d.graf@ifdq.de oder telefonisch unter 0171-4060447. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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